フォームに入れさせてはいけないもの：パスワード・カード番号・マイナンバー

フォームは手軽に作れますが、手軽に作れるからこそ、守りの弱い場所に重大な情報を集めてしまう危険があります。何を受けないか、代わりにどうするかを決めておきます。

受けてはいけないもの

マイナンバーの取り扱いの公式の決まりは、この面では確かめていません。ただ、問い合わせの窓口で受ける性質のものではない、と編集部は整理します。

なぜフォームではいけないのか

情報が残る場所が増える

フォームに入力された内容は、フォームの回答一覧、通知のメール、転送先のメール、スマホの受信箱など、複数の場所に残ります。どこか一か所で漏れても被害になります。

安全に守る責任が重い

預かった情報を漏らさず守る責任は、運営する側にあります。小さなお店が、この責任を果たしきれない情報は、最初から受けないのが一番確実です。

間違って送られる

お客さんは、フォームの自由記述欄に、聞かれていないのにこれらを書いてしまうことがあります。受けない運用と同時に、書かれたときの対処を決めておきます。

フォームに添える注意書き

「パスワード・クレジットカード番号・マイナンバーなどは、このフォームに書かないでください。」

自由記述欄の近くに、必ず置きます。項目の名前に「パスワード」や「カード」を使わないのも、うっかり防止になります。

書かれて届いてしまったとき

1. その内容を他の人に転送しない。
2. 回答一覧とメールの両方から、できる範囲で削除する。
3. 送った人に、「安全のため、書かないでください」と知らせ、必要なら再設定や利用停止の手続きを促す。
4. 返信の中には、書かれた番号を繰り返さない。
5. 同じことが続くなら、注意書きの位置を見直す。

フォーム.com の構想との関係

準備中のフォーム.com の構想では、パスワード・カード番号・マイナンバーの欄は作れない形にする方針です。ただし、サービスはまだ動いていないため、これは予定の方針であって、動いている機能ではありません。構想の面で説明しています。

聞いてよい情報の範囲

返信に必要な最小限（名前、メールアドレス、用件）を中心に、業種に合わせて足します。業種別の例は業種別の雛形に。利用目的の書き方はこちら。

業種ごとに起きやすい「うっかり」

表の「防ぐ書き方」は、編集部の例です。

注意書きの置き場所のチェック

• 項目の上（自由記述の欄の直前）に、一行置く。
• 送信ボタンの上にも、短く繰り返す。
• 送信後の表示にも、「書かれた場合は削除をお願いする」旨を入れておく。
• スマホで見て、注意書きが読める大きさになっているか確かめる。

とくにスマホでは、注意書きが小さく、薄い灰色の文字になっていると、読まれません。重要な注意は、ふつうの濃さの文字で書いてください。

お客さんが、書かないと進めないと思う場面

お客さんが番号を書いてしまうのは、「ここに書かないと手続きが進まない」と思うからです。フォームの流れの中で、手続きに必要なものと、問い合わせの段階では要らないものを分けて説明すると、うっかり書く人が減ります。「手続きが必要になった段階で、安全な方法をご案内します」と書いておくと、安心されます。

うっかり送られてきたときの扱い方

フォームに「入れないでください」と書いても、入れてしまう人はいます。もしパスワードやカード番号が届いたら、次の順で扱ってください。

1. その内容を、ほかの人に転送したり、返信に引用したりしない。
2. 回答の一覧と通知メールから、その内容を消す。消せない場合は、サービスの公式ヘルプで削除の方法を調べる。
3. 送ってきた人には、「安全のため、こうした情報はフォームでは受け付けていません」と、中身には触れずに伝える。
4. 同じことが起きないよう、フォームの注意書きを見直す。