フォーム.com飲食店の問い合わせフォームで聞くことの雛形（予約・貸切・団体・取材）
飲食店では、電話が一番早い連絡手段ですが、営業中は出られません。フォームは、営業中に取れない問い合わせの受け皿になります。
飲食店の問い合わせは、どんな用事が多いか
飲食店への問い合わせは、席の予約、人数の多い宴会や貸切の相談、アレルギーや食べられないものの確認、持ち込みやケーキの相談、テイクアウトの注文、取材や納品業者からの連絡、求人など多岐にわたります。とくに宴会・貸切は、日にち、人数、予算、飲み放題の有無など、聞くことが多く、電話だと営業中に聞き取りきれません。これらをフォームに誘導すると、仕込みの合間に落ち着いて返信できます。
聞くことの雛形（最初の版）
貸切・団体の相談を中心にした雛形です。普通の席の予約は、別の予約手段があるなら、そちらへ案内します。
| 項目 | 聞く理由 | 形式の目安 |
|---|---|---|
| ご用件 | 振り分けのため | 選択式（貸切／団体／アレルギー／取材／その他） |
| お名前・団体名 | 呼び方と請求の宛名のため | 1行 |
| 連絡先 | 返信のため | メールと、つながりやすい時間帯 |
| 希望の日時 | 空きの照合 | 第1・第2希望 |
| 人数 | 席の組み方と仕入れの見通し | 数字。大人と子どもを分けるとよい |
| ご予算の目安 | コースの提案のため | 幅のある選択式 |
| アレルギー・食べられないもの | 安全のため | 自由記述。重要なので必須にする店もある |
| ご要望 | 飲み放題、ケーキ持ち込みなど | 自由記述 |
あとから足してもよい項目
- お祝いの内容（誕生日、送別会など）。サプライズの準備に使える。
- お子様連れか、車いすの方がいるか（席の配置のため）。
- 領収書の宛名（会社の会食の場合）。
- ご利用になった経緯（広告の効果を知るため、任意）。
聞かないほうがよいこと
カード番号をフォームで聞いて予約を確定させる運用は避けます。キャンセル料の前払いなどが必要なら、決済は決済の専用サービスに任せます。アレルギーについては、健康に関わる情報なので、フォームで受けた内容の保管先と見る人を限定します。会社名や役職は、団体の予約でも「差し支えなければ」の任意にします。
送信後の表示と、最初の返信
送信後の表示には「ご予約の確定ではありません。お返事をもって確定します」と明記します。ここが曖昧だと、お客さんは予約が取れたと思い込みます。最初の返信では、空きの有無、概算の見積もり、確認したいこと（アレルギーの詳細など）を3点で簡潔に返します。
「ご連絡ありがとうございます。○○（店名）です。○月○日の20名様、承ります。お1人様4,000円（税込）のコースをご案内できます。アレルギーのある方がいらっしゃれば、お知らせください。人数が確定した時点で、改めてご連絡をお願いします。」
飲食店で起きやすい失敗
- フォームの予約を確定だと思って来店され、席がない。送信後の表示で「確定ではない」と伝える。
- 仕込みや営業の時間に返信が追いつかない。返信の時間帯を決め、翌営業日までの目安を書く。
- アレルギーの返信を曖昧にする。対応できる範囲とできない範囲を、事前に決めた文で返す。
- 取材や業者の営業が同じ窓口に混ざる。ご用件の選択肢で分ける。
置く場所と、サービス選び
飲食店のサイトは、メニューとアクセスが見られるページにアクセスが集中します。窓口のボタンは、そのページの上のほうと末尾の2か所に置きます。 窓口の置き方はサービス別の比べ方、個人情報の書き方は利用目的の書き方の面で。他の業種の雛形は業種別の一覧から。
繁忙期・閑散期の窓口の調整
忘年会や歓送迎会の時期は、貸切と団体の相談が集中します。この時期だけ、フォームの説明欄に「○月は返信にお時間をいただく場合があります」と書く、受付できる日の範囲を絞る、といった調整が使えます。閑散期は、平日の貸切の案内をフォームの冒頭に置くと、相談が増えることがあります。
メニュー表記との連携
アレルギーへの対応は、メニューのページに書いてある内容と食い違うと、事故につながります。フォームの返信で答えた内容を、メニューの表記の更新にも反映する習慣を作ってください。
貸切の相談で決めておく条件
- 貸切にできる曜日と時間帯、最低人数。
- 料金の考え方（コースの最低額、サービス料の有無）。
- 持ち込みを許可する範囲（ケーキ、飲み物）。
- キャンセルの扱いと連絡の期限。
これらを料金やコースのページに書いておくと、フォームで聞かれる回数が減ります。