フォーム.com整体院・サロンの問い合わせフォームで聞くことの雛形（初回相談・予約）
体の不調を相談する人は、不安を抱えて問い合わせてきます。聞き方と返し方に、ほかの業種よりも気を配る必要があります。
整体院の問い合わせは、どんな用事が多いか
整体院への問い合わせは、初めての人の「この症状でも見てもらえるか」という確認、料金と所要時間の質問、予約の空き、妊娠中や高齢者の施術の可否、保険が使えるかどうか、の5種類が中心です。「治りますか」と聞かれることもあります。その答えを間違えると、期待を持たせすぎる広告のような返信になるおそれがあるため、返信の文の型を先に決めておくのが大切です。
聞くことの雛形（最初の版）
初回の相談で使う雛形です。必須は、お名前、連絡先、お悩みの3つにとどめます。
| 項目 | 聞く理由 | 形式の目安 |
|---|---|---|
| お名前 | 呼び方のため | 1行 |
| 連絡先 | 返信のため | メール、または電話可の時間帯 |
| お悩みの内容 | 対応できるかの判断のため | 自由記述。「差し支えない範囲で」と添える |
| いつ頃からか | 状態の把握のため | 選択式（最近／数か月／1年以上） |
| 希望の日時 | 空きの照合 | 第1・第2希望 |
| 初めてのご利用か | 初回の案内の出し分け | はい／いいえ |
| 妊娠中・通院中か | 施術の可否の目安 | 任意、選択式。詳細は来院時に口頭で |
あとから足してもよい項目
- 年代（施術の説明の参考。任意）。
- 来院の手段（車の駐車場の案内に使う）。
- ご紹介者の名前。
- 施術を受ける部位の希望（全身／部分）。
聞かないほうがよいこと
診断名、病院の名前、服薬の詳しい内容、体の写真は、フォームで受けないでください。健康に関する情報は、取り扱いに特に注意が必要な情報になりえます。どこまでが当たるかは、この面では確かめていません。個人情報保護委員会の公式の資料で確かめてください。
送信後の表示と、最初の返信
送信後の表示は、「お送りいただいた内容は、ご予約のご案内のためだけに使います」と一言を添えます。最初の返信では、症状についての断定を避け、「お体の状態を拝見したうえで、施術できる内容をご説明します」という形にします。医療機関での診察が必要そうな症状（強い痛み、しびれ、発熱など）が書かれていたら、まず医療機関の受診を勧める文を決めておきます。
「お問い合わせありがとうございます。○○整体院の△△です。お悩みの内容は承りました。お体の状態を拝見したうえで、できること・できないことをご説明します。症状が強い、急に悪化した場合は、先に医療機関の受診をおすすめします。ご予約は、次の日程でご案内できます。」
整体院で起きやすい失敗
- 「治ります」「必ず良くなります」と書いてしまう。返信の文の型に、断定を避ける表現を入れておく。
- 症状の詳細を、スタッフ全員が見られる共有の場所に貼る。閲覧者を限定する。
- 妊娠中・持病の確認が漏れる。来院時の問診票で必ず聞く。
- 営業中の返信が遅く、予約を取り逃す。返信の目安時間を明記する。
置く場所と、サービス選び
整体院のサイトでは、症状別のページの末尾に窓口を置くと、悩みがはっきりしている人が送りやすくなります。 窓口の置き方はサービス別の比べ方、個人情報の書き方は利用目的の書き方の面で。他の業種の雛形は業種別の一覧から。
初回の問い合わせでよく出る質問への備え
| よくある質問 | 返信の方向 |
|---|---|
| 保険は使えますか | 公式の案内や関係する窓口で確認するよう伝え、断定しない |
| 何回通えば良くなりますか | 回数は人によると伝え、初回に状態を拝見してから説明する |
| 妊娠中でも大丈夫ですか | 医師への確認をお願いし、来院時に詳しく伺う |
| 痛みが強いのですが | 先に医療機関の受診を勧める |
この表は編集部の運用の考え方で、医療や保険の制度の説明ではありません。制度の中身は、この面では確かめていません。
口コミや体験談の扱い
問い合わせの返信で、「他のお客さんは良くなりました」といった体験談を引き合いに出すのは避けます。効果の保証と受け取られかねないためです。広告の表現の規則は、この面では確かめていません。迷うときは、所管の窓口や専門家に確認してください。
スタッフ間の共有のルール
- 症状の内容は、担当者だけが見られる場所に保管する。
- 共有の掲示板や、グループのチャットに、個人が特定できる形で貼らない。
- 予約の確認に必要な最小限（名前、日時）だけを共有する。
相談の内容は、本人にとっては人に知られたくない場合があります。共有の範囲を最初に決めておくと、安心して書いてもらえます。