フォーム.com宿・民泊の問い合わせフォームで聞くことの雛形（空室・団体・貸切）
宿の問い合わせは、予約サイトでは扱いにくい個別の相談が中心です。空室の確認は予約サイトに任せ、フォームは「相談」に集中させます。
宿・民泊の問い合わせは、どんな用事が多いか
宿には、予約サイトにない条件の相談（部屋の指定、貸切、団体、法事や合宿）、食事とアレルギーの確認、ペットや車いすの対応、送迎、チェックインの時間の変更、キャンセルや日程変更が届きます。海外からの問い合わせが多い宿では、言語の対応もあります。空室は日々変わるため、フォームでは「確定ではありません」と明記し、確定は予約サイトか返信のあとにします。
聞くことの雛形（最初の版）
個別の相談用の雛形です。予約サイトで取れる通常の宿泊は、そちらへ案内します。
| 項目 | 聞く理由 | 形式の目安 |
|---|---|---|
| お名前 | 宛名のため | 1行 |
| 連絡先 | 返信のため | メール必須。海外の場合は国番号の案内 |
| 泊まりたい日（チェックイン・チェックアウト） | 空室の照合 | 日付。第2希望も |
| 人数（大人・子ども・幼児） | 部屋割りと料金のため | 数字を分けて入力 |
| 食事の希望 | 仕入れと配膳のため | 選択式（朝食／夕食／なし） |
| アレルギー・食べられないもの | 安全のため | 自由記述。必須にする宿も |
| ご相談の内容 | 貸切、団体、法事など | 自由記述 |
| ご予算の目安 | 提案の幅のため | 任意 |
あとから足してもよい項目
- 到着予定の時刻と交通手段（送迎や駐車場の準備のため）。
- 記念日などの目的（心づくしの準備ができる）。
- ペットの種類と頭数。
- 車いす・足が不自由な方の同行の有無。
聞かないほうがよいこと
宿泊者名簿に関わる情報（住所、職業、国籍、パスポート番号など）は、宿泊の手続きとして必要になる場合があっても、問い合わせの段階では聞きません。フォームを通した情報は、通知メールなどで外部に流れる経路が増えるためです。カード番号での予約の確定も、フォームではなく、決済の専用の仕組みに任せます。
送信後の表示と、最初の返信
送信後の表示には、「お問い合わせの時点では、ご予約は確定していません」を必ず入れます。返信では、空室の有無、料金の目安、確定までの手順（予約サイトか、返信での合意か）を順に書きます。海外のお客様向けには、短い英語の定型文を用意しておくと便利です。
「お問い合わせありがとうございます。○○の宿の△△です。○月○日からの2泊、4名様でご案内できるお部屋がございます。お食事は夕食ありで1名様○○円です。ご予約の確定は、お客様のお返事をいただいてから、こちらで行います。アレルギーがあれば、お知らせください。」
宿・民泊で起きやすい失敗
- 送信直後に確定したと誤解される。確定の条件を明記する。
- 予約サイトと自社の空室がずれてダブルブッキングになる。確定前に台帳で必ず確認する。
- 団体の相談で見積もりを何度も出し直す。最初に人数・日数・予算を揃えて聞く。
- 繁忙期に返信が遅れる。返信の目安を日数で示し、守れない時期は更新する。
置く場所と、サービス選び
宿のサイトは、客室・料理・アクセスのページから窓口に進む人が多く、部屋のページにも窓口のボタンを置くと、部屋指定の相談が拾えます。 窓口の置き方はサービス別の比べ方、個人情報の書き方は利用目的の書き方の面で。他の業種の雛形は業種別の一覧から。
季節ごとの窓口の見直し
宿は、季節によって問い合わせの中身が変わります。連休や紅葉の時期は空室の確認が中心になり、閑散期は貸切や長期滞在の相談が増えます。フォームの説明欄に、その時期の空き状況の目安を一行書いておくと、問い合わせの質が揃います。
連絡手段の組み合わせ
到着当日の連絡（遅れる、道に迷った）には、フォームではなく電話番号を案内します。確定した予約には、確認のメールに電話番号を添えておくと安心です。
口コミサイトや予約サイトとの関係
予約サイトに掲載している宿では、サイトのフォームと予約サイトの両方で問い合わせが入ります。窓口が二つあると、同じお客さんから二重に連絡が来ることもあるため、受け付けた時点で台帳に記録して、重複を防ぎます。予約サイトの規約でサイト外の取引が制限されている場合があるので、規約の確認を忘れないでください。規約の中身は、この面では確かめていません。